Mục lục nội dung
Hiện nay, du học đang là xu hướng tiếp thu tri thức phổ biến được nhiều bạn trẻ theo đuổi. Tuy nhiên, mọi người thường bị bối rối với những chính sách và yêu cầu khác nhau từ nước du học và trường Đại học.
Vậy làm thế nào để chuẩn bị được một bộ hồ sơ hoàn chỉnh đáp ứng đầy đủ yêu cầu của chương trình du học? Tham khảo bài viết dưới đây để WeStep giúp bạn cập nhật thông tin về cách làm một bộ hồ sơ du học hoàn chỉnh nhé!
Hồ sơ du học gồm những gì
Hồ sơ du học thường bao gồm các tài liệu và thông tin cần thiết giúp bạn được xem xét và đánh giá để nhập học vào một ngôi trường ở nước ngoài. Mặc dù yêu cầu cụ thể có thể thay đổi tùy theo quốc gia và trường học, dưới đây là một số giấy tờ chính thường có trong hồ sơ du học:
Giấy tờ cá nhân
Giấy tờ cá nhân là những thông tin căn bản và quan trọng nhất để hợp thức hóa hồ sơ du học của bạn. Chính vì thế các bạn cần kiếm tra và bổ sung/ cập nhật đầy đủ những giấy tờ được yêu cầu. Thông thường, bạn sẽ được yêu cầu những giấy tờ sau:
- Hồ sơ học thuật: Bằng cấp tương đương và bảng điểm của tất cả các năm học, bài luận, thư giới thiệu từ giáo viên, chứng chỉ Tiếng Anh (IELTS, TOEIC, PTE…) và các chứng chỉ đặc biệt (SAT/ ACT, GMAT/ GRE…).
- Giấy tờ nhận diện: bản sao công chứng của hộ chiếu hoặc giấy chứng minh nhân dân, ảnh hồ sơ, hồ sơ y tế và bất kỳ giấy tờ cá nhân nào khác mà trường yêu cầu.
Giấy tờ yêu cầu bởi Đại Sứ Quán
Thông thường khi làm thủ tục xuất nhập cảnh hoặc nộp đơn xin visa, Đại Sứ Quán sẽ yêu cầu bạn chuẩn bị một số giấy tờ sau trong hồ sơ du học:
- Hộ chiếu/ Passport bản gốc (còn hiệu lực ít nhất trên 6 tháng).
- Thư mời nhập học từ nhà trường (bản gốc) và đơn xin học của bạn tại trường Đại học và nước tương ứng.
- Giấy xác nhận cuộc hẹn (Giấy này có được sau khi đã nộp phí và đặt lịch hẹn trên trang web của Đại Sứ Quán). Việc kiểm tra giấy xác nhận cuộc hẹn tại Đại sứ quán phụ thuộc vào quy định của từng quốc gia và loại visa du học mà bạn đang xin. Một số đại sứ quán các nước yêu cầu giấy tờ này trong hồ sơ du học bao gồm Úc, Singapore.
- Giấy tờ liên quan đến thông tin cá nhân và gia đình: Bạn nên chuẩn bị sẵn bản sao công chứng của giấy tờ như giấy khai sinh và sổ hộ khẩu, visa và hộ chiếu, ảnh chân dung, và giấy chứng nhận hôn nhân (nếu có).
Hồ sơ tài chính, thông tin ngân hàng
Đối với hầu hết các nước trên thế giới, việc du học yêu cầu bạn phải chứng minh được tài chính thông qua hồ sơ và thông tin từ ngân hàng. Bạn cần tham khảo trước yêu cầu về hồ sơ du học của nước sở tại để biết được mức yêu cầu tài chính này. Các giấy tờ chứng minh tài chính bao gồm:
- Sổ tiết kiệm, giấy xác nhận số dư tài khoản ngân hàng
- Giấy tờ đăng ký kinh doanh nếu bạn là chủ doanh nghiệp, nếu là nhân viên thì cần hợp đồng lao động
- Giấy tờ đóng thuế kinh doanh, nhà đất hoặc đóng thuế thu nhập cá nhân.
- Chứng minh thu nhập hàng tháng của người thân hoặc người bảo trợ, bảng thống kê chi lương hoặc sao kê ngân hàng.
- Các chứng chỉ tài sản, hợp đồng tài trợ khác.
Những giấy tờ kể trên là các thành phần cần thiết thường thấy khi bạn chuẩn bị hồ sơ du học. Tuy nhiên, quy định và yêu cầu có thể thay đổi theo thời gian, tình hình cụ thể và điểm đến du học mà bạn đăng ký. Vì vậy trong quá trình chuẩn bị hồ sơ du học, các bạn có thể tìm hiểu thêm thông tin trên trang web chính thức của trường Đại học hoặc Đại sứ quán nước bạn theo học.
Các bước làm hồ sơ du học
Trong quá trình chuẩn bị hồ sơ du học, sẽ có rất nhiều giấy tờ và công việc bạn cần thực hiện. Chính vì thế, để đảm bảo tiến trình và sự đầy đủ của hồ sơ thì bạn cần nắm rõ các bước làm hồ sơ. Sau đây là ba bước chính và những công việc liên quan bạn cần chuẩn bị:
Tìm hiểu thông tin
Đây là bước quan trọng hàng đầu vì chỉ khi nắm rõ thông tin thì các bạn mới có thể chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, từ đó tăng cao khả năng trúng tuyển và tránh được những rắc rối từ việc thiếu giấy tờ trong quá trình sinh sống ở nước sở tại.
- Chọn trường và điểm đến du học: Đầu tiên, bạn cần tìm hiểu về các chương trình học, trường đại học và quốc gia mà bạn muốn đến. Trong quá trình tìm hiểu và lựa chọn, bạn nên cân nhắc kỹ lưỡng những chương trình phù hợp với nhu cầu, mục tiêu và sở thích cá nhân để có thể phát triển tốt nhất trong thời gian sinh sống ở nước sở tại.
- Xem xét yêu cầu đầu vào: Bạn cần đọc kỹ yêu cầu đầu vào của trường và chương trình mình muốn theo học. Yêu cầu có thể bao gồm bằng cấp, chứng chỉ tiếng Anh (như IELTS hoặc TOEFL), thư giới thiệu, bài luận, và các tài liệu khác. Bên cạnh đó, cần cân nhắc xem điều kiện của bản thân có thỏa mãn yêu cầu được đưa ra hay không để tránh mất thời gian trong quá trình chuẩn bị hồ sơ du học.
Chuẩn bị hồ sơ
Sau khi đã lựa chọn được một chương trình du học phù hợp và nắm bắt được những yêu cầu nhà trường đưa ra, bạn cần chuẩn bị hồ sơ du học.
- Thu thập tài liệu: Bạn cần thu thập các tài liệu cần thiết cho hồ sơ du học, bao gồm bằng cấp hiện đang có, bảng điểm chương trình học gần đây, chứng chỉ tiếng Anh, giấy khám sức khỏe, hồ sơ chứng minh tài chính và bất kỳ tài liệu nào theo yêu cầu đầu vào của nhà trường.
- Chuẩn bị bài luận và thư giới thiệu: Hầu hết các chương trình du học, đặc biệt là những chương trình học bổng sẽ yêu cầu bạn viết bài luận cá nhân và thư giới thiệu. Bài luận nên thể hiện rõ ràng lý do bạn muốn du học, mục tiêu học tập và sự phù hợp với chương trình học. Thư giới thiệu nên được yêu cầu từ người nổi tiếng hoặc giáo viên/ giảng viên bạn quen biết.
- Điền đơn xin học: Sau khi đã thu thập các tài liệu kể trên, bạn cần điền đơn xin học theo yêu cầu của trường. Cung cấp thông tin cá nhân chính xác và đầy đủ để tăng nhanh khả năng trúng tuyển cũng như thời gian xử lý hồ sơ.
Apply hồ sơ du học
Sau khi đã chuẩn bị đầy đủ giấy tờ hồ sơ kể trên, bạn cần nộp hồ sơ du học và chuẩn bị cho các bước tiếp theo.
- Nộp hồ sơ: Gửi hồ sơ của bạn đến trường đại học hoặc qua hệ thống trực tuyến của trường. Hãy chắc chắn bạn đã soạn đủ giấy tờ trước khi gửi và tuân thủ thời hạn nộp hồ sơ.
- Theo dõi và xác nhận: Kiểm tra email hoặc hệ thống trực tuyến thường xuyên để theo dõi tình trạng hồ sơ du học của bạn. Đảm bảo rằng trường đã nhận được hồ sơ của bạn và không cần bổ sung thêm thông tin.
- Chuẩn bị cho các bước tiếp theo: Trong quá trình chờ đợi thông tin, bạn hãy chuẩn bị cho các hồ sơ tiếp theo bao gồm visa, bảo hiểm, tài chính, lịch trình bay và nhập cảnh, văn hóa của nước sở tại.
Chi phí làm hồ sơ du học
Trong quá trình tìm kiếm thông tin du học, ngoài những hồ sơ cần thiết thì chi phí làm hồ sơ du học cũng là một vấn đề được rất nhiều bạn quan tâm. Tuy chi phí làm hồ sơ du học có thể thay đổi tùy thuộc vào quốc gia và trường học cụ thể mà bạn muốn du học, WeStep sẽ giúp bạn cập nhật ước lượng về chi phí làm hồ sơ du học cho một số quốc gia phổ biến:
Chi phí làm hồ sơ du học Anh
Anh Quốc luôn là điểm đến du học hàng đầu của du học sinh từ Việt Nam, sau đây là những chi phí bạn cần tham khảo trong quá trình làm và nộp hồ sơ du học tới nước này:
- Chi phí nộp hồ sơ xin Visa: Bạn phải chi khoảng 560 USD (~13.200.000 VND) để xin visa du học Anh, hoặc 860 USD (~20,000,000 VND) nếu bạn cần làm nhanh visa khẩn.
- Phí khám sức khỏe: Để có thể du học Anh Quốc, bạn cần phải khám sức khỏe tổng quát và chi phí này trung bình khoảng 105 USD, tương đương 2,500,000 VND.
- Phí dịch thuật và công chứng hồ sơ: Tùy vào độ dài bộ hồ sơ của bạn, chi phí này sẽ rơi vào khoảng 2,000,000 VND
→ Tổng chi phí làm hồ sơ du học Anh rơi vào khoảng 17,700,000 VND – 24,500,000 VND.
Chi phí làm hồ sơ du học Úc
Nếu bạn đi du học Úc, bạn sẽ phải tốn một số khoản chi phí giấy tờ hành chính như sau:
- Chi phí nộp hồ sơ xin Visa: Tùy vào loại Visa bạn xin nộp, chi phí này sẽ dao động trong khoảng từ 470 AUD – 630 AUD, tương đương 7,520,000VND – 10,080,000 VND.
- Phí khám sức khỏe: từ 2,000,000 VND – 2,500,000 VND (tùy vào dịch vụ phòng khám do lãnh sự quán Úc tại Việt Nam chỉ định)
- Phí lấy mẫu sinh trắc học: 453,000 VND
- Phí dịch thuật và công chứng hồ sơ: Tùy vào độ dài bộ hồ sơ của bạn, chi phí này sẽ rơi vào khoảng 2,000,000 VND
→ Tổng chi phí làm hồ sơ du học Úc rơi vào khoảng 12,000,000 VND – 14,500,000 VND.
Chi phí làm hồ sơ du học Mỹ
Mỹ là đất nước nổi tiếng với nền giáo dục tốt và loạt trường Đại học top đầu thế giới. Đối với việc nộp và làm hồ sơ du học Mỹ, bạn cần chuẩn bị những khoản chi phí sau.
- Chi phí nộp hồ sơ xin Visa: Lệ phí áp dụng cho một đơn xin visa du học Mỹ không định cư (visa F, J, M) cho HSSV phổ biến nhất hiện nay là 160 USD, tương đương 3,840,000 VND.
- Chi phí thị thực: Chi phí thị thực cho học sinh, sinh viên du học Mỹ (thuộc loại thị thực F) ở mức 160 USD (khoảng 3.800.000 VND).
- Phí khám sức khỏe: từ 2,000,000 VND – 2,500,000 VND.
- Chi phí SEVIS: Chi phí SEVIS đối với học sinh, sinh viên có mẫu đơn I-20 là 350 USD (tương đương 8,000,000 VND). Hiệu lực của phí SEVIS này kéo dài từ lúc người đóng nhận được đơn I-20 cho đến lúc họ tốt nghiệp hoặc kết thúc chương trình học ở trường.
- Phí dịch thuật và công chứng hồ sơ: Tùy vào độ dài bộ hồ sơ của bạn, chi phí này sẽ rơi vào khoảng 2,000,000 VND
→ Tổng chi phí làm hồ sơ du học Mỹ rơi vào khoảng 16,000,000 VND đến 20,000,000 VND.
Chi phí làm hồ sơ du học Singapore
Trong quá trình tìm kiếm điểm đến du học phù hợp, chắc hẳn các bạn sẽ bị ấn tượng bởi Singapore với nền giáo dục tiên tiến và nhịp độ kinh tế phát triển. Trong quá trình làm hồ sơ đăng ký du học tại Singapore, chi phí bạn cần chi trả bao gồm:
- Chi phí nộp hồ sơ xin Visa: Phí làm visa du học Singapore thông qua chương trình Student Pass là khoảng 30 SGD (tương đương với khoảng 530.000 VND) và được tính cho mỗi năm học.
- Phí xét duyệt hồ sơ: Khoảng 20 SGD đến 100 SGD (tương đương khoảng 360.000 VND đến 1.800.000 VND), tùy thuộc vào trường và chương trình học cụ thể.
- Phí khám sức khỏe: Một trong những yêu cầu giấy tờ để lấy visa sinh viên du học Singapore là khám sức khỏe, với lệ phí giao động từ 30-50 S$, tương đương 800,000 VND – 1,300,000 VND.
- Phí dịch thuật và công chứng hồ sơ: Tùy vào độ dài bộ hồ sơ của bạn, chi phí này sẽ rơi vào khoảng 2,000,000 VND
→ Tổng chi phí làm hồ sơ du học Singapore rơi vào khoảng 5,000,000 VND.
Những chi phí kể trên là chi phí hồ sơ thông thường bạn phải đóng trong quá trình hoàn thiện hồ sơ du học. Tùy vào chương trình và điểm đến du học của bạn mà chi phí này có thể dao động cao hơn hoặc thấp hơn. Bên cạnh đó bạn cũng có thể tìm hiểu các quỹ học bổng để được hỗ trợ các khoản chi phí khác và cắt giảm tối đa chi phí phát sinh.
Làm hồ sơ du học mất bao lâu?
Trong quá trình chuẩn bị hồ sơ du học, không ít bạn gặp phải vấn đề thời gian nhập học gấp rút dẫn đến không thể xử lý kịp hồ sơ. Chính vì thế, việc nắm bắt thông tin về thời gian làm hồ sơ du học sẽ giúp bạn rất nhiều trong quá trình chuẩn bị.
- Chuẩn bị hồ sơ: Thời gian này phụ thuộc vào việc thu thập tài liệu cần thiết cho hồ sơ du học. Thời gian này có thể từ vài tuần đến vài tháng, tùy thuộc vào việc bạn đã sẵn sàng với tài liệu cần thiết hay chưa.
- Nộp hồ sơ: Sau khi chuẩn bị đầy đủ giấy tờ, bạn sẽ gửi hồ sơ của mình đến trường hoặc cơ quan tuyển sinh. Trong thời gian này, trường hoặc cơ quan tuyển sinh sẽ xem xét hồ sơ du học của bạn, đánh giá và ra quyết định về việc chấp nhận hay từ chối. Thông thường thời gian này kéo dài từ khoảng từ 9 – 12 tuần (tính từ ngày bắt đầu nộp hồ sơ).
- Xin visa: Quá trình xin visa bao gồm việc điền đơn, nộp tài liệu, tham gia phỏng vấn (nếu có), và chờ đợi xử lý từ cơ quan chức năng. Đối với visa ngắn hạn thì thời gian thẩm tra hồ sơ trung bình rơi vào khoảng từ 5 đến 10 ngày. Đối với visa dài hạn thì thời gian xét duyệt trung bình từ 10 đến 21 ngày, hoặc lâu hơn tính từ ngày hồ sơ đã nộp đầy đủ.
Một số câu hỏi thường gặp khi làm hồ sơ du học
Dịch thuật hồ sơ du học là gì?
Dịch thuật hồ sơ du học là quá trình chuyển đổi các tài liệu và thông tin trong hồ sơ du học từ một ngôn ngữ sang ngôn ngữ khác. Trong quá trình làm hồ sơ, sinh viên thường phải dịch các tài liệu như bằng cấp, bảng điểm, bài luận, thư giới thiệu, và các giấy tờ khác từ ngôn ngữ gốc sang ngôn ngữ của nước du học.
Quá trình dịch thuật hồ sơ du học đòi hỏi sự chính xác và đáng tin cậy để bảo đảm rằng nội dung và ý nghĩa của các tài liệu không bị thay đổi hoặc biến tướng trong quá trình dịch. Chính vì thế, rất nhiều sinh viên lựa chọn sử dụng dịch thuật chuyên nghiệp giúp đảm bảo rằng thông tin trong hồ sơ du học được hiểu đúng và giao tiếp một cách rõ ràng và hiệu quả với nhà tuyển dụng hoặc bên nhận hồ sơ du học.
Công chứng hồ sơ du học ở đâu?
Ở Việt Nam, công chứng hồ sơ du học có thể được thực hiện tại các cơ quan công chứng hoặc tại Đại sứ quán/ Lãnh sự quán của quốc gia mà bạn đang xin học.
- Cơ quan công chứng: Bạn có thể mang hồ sơ của mình đến một cơ quan công chứng địa phương để được công chứng. Cơ quan công chứng thường có thể là Công chứng Tỉnh/Thành phố hoặc Văn phòng công chứng. Sử dụng dịch vụ công chứng tại cơ quan thường là cách nhanh, dễ dàng và ít tốn kém nhất.
- Đại sứ quán/ Lãnh sự quán: Nếu bạn đang nộp hồ sơ du học tới một quốc gia nước ngoài, bạn có thể liên hệ với Đại sứ quán hoặc Lãnh sự quán của quốc gia đó tại Việt Nam. Họ thường cung cấp dịch vụ công chứng cho các tài liệu du học như bằng cấp, bảng điểm, và các giấy tờ khác. Tuy nhiên, hãy liên hệ trước với Đại sứ quán/ Lãnh sự quán để biết thêm thông tin chi tiết và yêu cầu cụ thể.
Cần lưu ý điều gì khi chuẩn bị hồ sơ du học?
Khi làm hồ sơ du học, có một số lưu ý quan trọng bạn nên ghi nhớ để giảm thiểu sai sót sau:
- Thiếu hoặc sai sót tài liệu: Một trong những lỗi thường gặp nhất là thiếu tài liệu cần thiết hoặc gửi tài liệu không đúng định dạng, không hoàn chỉnh hoặc không tuân thủ đúng yêu cầu của nhà trường.
- Lỗi chính tả và ngữ pháp: Một hồ sơ du học chứa nhiều thông tin văn bản, vì vậy bạn cần kiểm tra kỹ lỗi chính tả, ngữ pháp, cú pháp và câu trình bày. Hãy đảm bảo rằng hồ sơ của bạn được sắp xếp gọn gàng, có nhãn rõ ràng để thể hiện sự chuyên nghiệp.
- Không sao chép lưu trữ: Trước khi nộp hồ sơ, hãy sao chép và lưu trữ các bản gốc và bản sao của tất cả các tài liệu. Điều này giúp bạn đảm bảo rằng bạn không mất mát thông tin quan trọng và có thể tham khảo lại hồ sơ của mình trong trường hợp cần thiết.
- Không tùy chỉnh hồ sơ: Nhiều bạn có thói quen lưu trữ một tệp hồ sơ để nộp cho nhiều trường, tuy nhiên mỗi trường đại học có giá trị riêng và mỗi loại visa sẽ có đặc điểm khác nhau. Chính vì thế bạn cần đảm bảo tùy chỉnh thông tin phù hợp với hồ sơ du học mà mình đang xét duyệt. Hãy tham khảo kinh nghiệm du học từ những người đi trước để có được sự tùy chỉnh phù hợp.
- Không kiểm tra lại trước khi nộp: Trước khi nộp hồ sơ, hãy dành thời gian để kiểm tra lại một lần nữa toàn bộ hồ sơ của bạn. Điều này giúp bạn phát hiện và sửa lỗi nhỏ trước khi gửi đi. Bên cạnh đó, bạn nên có người thứ ba giúp đỡ xem lại và điều chỉnh hồ sơ để có được nhận xét khách quan về hồ sơ du học của mình.
Làm hồ sơ du học tại WeStep Global
Vô vàn loại giấy tờ cần chuẩn bị khi sinh sống và học tập tại đất nước mới lạ có thể sẽ khiến bạn mất rất nhiều thời gian và công sức để tìm kiếm cơ hội cho chính mình. Chính vì thế, khi tìm kiếm cách chuẩn bị một bộ hồ sơ du học hoàn hảo, một công ty tư vấn du học chuyên nghiệp là lựa chọn tốt để bạn có những định hướng đúng đắn từ đầu.
Để giải quyết nỗi lo lắng của các bạn trẻ tài năng ngày nay về định hướng du học và cách chuẩn bị hồ sơ du học, WeStep Global với đội ngũ chuyên viên tư vấn giàu kinh nghiệm sẵn sàng hỗ trợ bạn tìm kiếm những học bổng phù hợp, giải đáp mọi thắc mắc trong quá trình nộp hồ sơ.
Với WeStep Global, bạn sẽ có cơ hội trải nghiệm nền giáo dục hàng đầu thế giới và chuẩn bị cho tương lai thành công của mình. Hãy liên hệ với chúng tôi ngay hôm nay để khám phá những cơ hội săn học bổng du học thạc sĩ tuyệt vời mà chúng tôi có thể cung cấp cho bạn!
Thông tin liên hệ
CÔNG TY TNHH TƯ VẤN DU HỌC WESTEP GLOBAL
Địa chỉ: 875 Trần Hưng Đạo, Phường 1, Quận 5
Hotline: 0283 838 3877
Email: westepglobal@gmail.com
Đọc thêm:
